KLACHTENPROCEDURE

Artikel 1: begripsbepalingen In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder: a. klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet; b. klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt; c. klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht. 

Artikel 2: toepassingsbereik Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Vip Law en de cliënt. 

Artikel 3: doelstellingen Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel: a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen; b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen; c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling; d. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse. 

Artikel 4: informatie bij aanvang dienstverlening Vip Law vermeldt in haar algemene vooraarden dat er sprake is van onderhavig klachtenreglement en zal dit ook uit eigen beweging melden indien daartoe de noodzaak wordt gevoeld. 

Artikel 5: interne klachtprocedure a. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht aanvankelijk beoordeeld door de behandelend advocaat mr. H.B. Voskamp zelf, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. b. De klachtenfunctionaris stelt de klager in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht. c. Samen met de cliënt wordt getracht tot een oplossing te komen. d. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven. e. De klachtenfunctionaris stelt de klager schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. f. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, bevestigen de klager en de klachtenfunctionaris schriftelijk het oordeel over de gegrondheid van de klacht. g. De klachtenfunctionaris en de klager nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht. h. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht. i. Indien de klacht evident ongegrond is, behoudt Vip Law zich het recht voor om, voor zover van toepassing, de opdracht te beëindigen en de eindfactuur op te maken. 

Artikel 6: externe klachtprocedure De klager is bevoegd om aan een andere advocaat de klacht ter beoordeling voor te leggen, mits: • het gaat om een advocaat die ook als advocaat is ingeschreven bij de Nederlandse orde van Advocaten, en • het om een onafhankelijke en onpartijdige advocaat gaat (dus geen familie en/of bekende van klager is), en • klager de kosten van het inschakelen van deze advocaat voor eigen rekening neemt, ook indien de klacht (uiteindelijk) gegrond moge blijken te zijn. Vip Law staat buiten het benaderen en/of contracteren van deze derde-advocaat en is civielrechtelijk alleen aansprakelijk voor zover de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar eventuele aansprakelijkheid erkent en waarbij een bedrag van 1500,– eigen risico is voor welk bedrag Vip Law nimmer schadeplichtig zal zijn (dus: een schade voor het meerdere kan dan eventueel vergoed worden, mits de verzekeraar dat erkent en uitkeert). • Een klacht leidt bij gegrondheid tot een verlaging van de laatste factuur met € 75,– euro of met € 150,– indien een andere advocaat is benaderd, en voorts de aangezochte advocaat thuis is in het rechtsgebied waarover de zaak gaat of ging. 

Artikel 7: Deken en civiele procedure Een klager kan zich ook wenden tot de deken van de Amsterdamse Orde van Advocaten en/of een civielrechtelijke procedure starten tegen Vip Law indien tevens sprake is van civielrechtelijke aansprakelijkheid. Klager dient zichzelf te laten informeren en bijstaan bij/door derden omtrent een eventuele civielrechtelijke aansprakelijkheid.